LexSuite
Organizando contexto, agenda e sinais da operação para a navegação continuar com fluidez.
Veja como um escritorio de 8 advogados na area civel reduziu em 95% os prazos perdidos e aumentou a satisfacao dos clientes em 40% com LexOne e LexBridge.
* Este é um cenário editorial ilustrativo. Os nomes são fictícios e a narrativa foi composta a partir de situações recorrentes da advocacia.
Desafio
O Silva Advocacia enfrentava um problema critico: prazos processuais eram controlados em planilhas e agendas pessoais, sem integracao entre os membros da equipe. Em media, o escritorio perdia 3 a 4 prazos por mes, gerando prejuizos financeiros e desgaste na relacao com os clientes. A comunicacao com os clientes acontecia por WhatsApp pessoal, sem historico centralizado e sem contexto do caso.
Solucao
A implantacao comecou pelo LexOne, que centralizou toda a carteira de processos com alertas automaticos de prazos e audiencias. Em seguida, o LexBridge profissionalizou o atendimento por WhatsApp, conectando cada conversa ao processo e ao cliente correto. Em menos de 30 dias, a equipe ja operava com uma rotina integrada e confiavel.
Comparacao direta entre o cenario anterior e os resultados apos a implantacao da LexSuite.
| Metrica | Antes | Depois | Melhoria |
|---|---|---|---|
| Prazos perdidos por mes | 3-4 prazos/mes | Menos de 1 a cada 6 meses | 95% de reducao |
| Satisfacao dos clientes (NPS) | NPS 32 | NPS 71 | +40 pontos |
| Tempo de resposta ao cliente | 24-48 horas | Menos de 4 horas | 83% mais rapido |
| Retrabalho por falta de contexto | ~6 horas/semana | ~1 hora/semana | 83% de reducao |
O Silva Advocacia e um escritorio boutique fundado em 2016, localizado em Belo Horizonte, com foco em Direito Civil — contratos, responsabilidade civil, direito do consumidor e acoes indenizatorias. Com 8 advogados e 2 estagiarios, o escritorio atendia cerca de 180 processos ativos e aproximadamente 90 clientes recorrentes.
A estrutura enxuta sempre foi uma vantagem competitiva: atendimento proximo, agilidade nas respostas e relacao de confianca com o cliente. Porem, conforme a carteira crescia, os controles manuais deixaram de dar conta da complexidade operacional.
O Dr. Ricardo Silva, socio fundador, percebia que o escritorio estava perdendo eficiencia. Os prazos processuais eram controlados em planilhas do Google Sheets, atualizadas manualmente por cada advogado. Nao havia um ponto unico de verdade — cada profissional mantinha sua propria versao da agenda, e os cruzamentos dependiam de reunioes semanais.
O resultado era previsivel: entre janeiro e junho do ano anterior a implantacao, o escritorio perdeu 19 prazos processuais. Desses, 7 geraram prejuizo direto — recursos nao interpostos, contestacoes fora do prazo e audiencias perdidas. O impacto financeiro estimado ultrapassou R$ 45.000 em honorarios nao recebidos e custos de reparacao.
Alem disso, o atendimento ao cliente era fragmentado. Cada advogado respondia pelo proprio WhatsApp pessoal, sem historico centralizado. Quando um cliente ligava para o escritorio pedindo atualizacao, a recepcionista precisava localizar o advogado responsavel, que muitas vezes estava em audiencia ou reuniao. O tempo medio de resposta era de 24 a 48 horas, gerando insatisfacao e reclamacoes frequentes.
Apos perder uma causa importante por prazo vencido — um recurso de apelacao que deixou de ser protocolado por 2 dias — o Dr. Ricardo decidiu que a situacao exigia uma mudanca estrutural. A equipe avaliou tres ferramentas de gestao juridica e escolheu a LexSuite pela capacidade de integrar operacao e atendimento sem exigir uma implantacao complexa.
A decisao recaiu sobre dois produtos iniciais: o LexOne para organizar a carteira, prazos e agenda, e o LexBridge para profissionalizar o atendimento por WhatsApp com contexto processual.
O processo de implantacao durou 30 dias e seguiu tres fases claras. Na primeira semana, a equipe migrou a base de processos e clientes para o LexOne. A integracao com tribunais trouxe automaticamente as movimentacoes dos ultimos 90 dias, o que permitiu reconstituir o historico sem digitacao manual.
Na segunda semana, os alertas de prazos e audiencias foram configurados. Cada advogado passou a receber notificacoes personalizadas com 72, 48 e 24 horas de antecedencia para prazos criticos. O painel diario mostrava as prioridades do dia, ordenadas por urgencia e risco.
Na terceira semana, o LexBridge entrou em operacao. O numero do escritorio foi conectado ao sistema, e cada mensagem recebida passou a ser automaticamente vinculada ao cliente e ao processo correspondente. A equipe de atendimento ganhou acesso ao contexto completo do caso sem precisar interromper o advogado.
Na quarta semana, houve o ajuste fino: personalizacao de fluxos, treinamento da equipe de estagiarios e definicao de regras de encaminhamento para o LexBridge.
Nos seis meses seguintes a implantacao, os numeros contaram a historia. Os prazos perdidos caíram de uma media de 3-4 por mes para menos de 1 a cada 6 meses — uma reducao de 95%. O unico prazo quase perdido nesse periodo foi identificado pelo alerta do sistema com 6 horas de antecedencia e regularizado a tempo.
A satisfacao dos clientes, medida por pesquisa NPS trimestral, saltou de 32 para 71 pontos. O principal fator citado pelos clientes foi a melhora na comunicacao: eles passaram a receber atualizacoes proativas quando havia movimentacao no processo, sem precisar cobrar o escritorio.
O tempo de resposta caiu de 24-48 horas para menos de 4 horas em media. Em casos urgentes, a equipe de atendimento respondia em minutos, ja com o contexto do caso na tela. O retrabalho causado por falta de contexto — quando o advogado precisava reconstruir o historico antes de responder — caiu de aproximadamente 6 horas por semana para cerca de 1 hora.
Alem dos numeros, a mudanca mais significativa foi cultural. A equipe deixou de operar no modo reativo — apagando incendios e correndo atras de prazos — e passou a trabalhar com previsibilidade. As reunioes semanais, que antes eram dedicadas a verificar quem estava atrasado com o que, passaram a focar em estrategia e desenvolvimento de teses.
Os estagiarios, que antes gastavam boa parte do tempo em conferencia manual de prazos, foram realocados para atividades de pesquisa e apoio a redacao. O escritorio conseguiu absorver 25 novos processos no semestre seguinte sem precisar contratar.
Com a base operacional estabilizada, o Silva Advocacia planeja adicionar o LexInsight para leitura gerencial da carteira e o LexPulse para acompanhar a produtividade da equipe com mais metodo. O Dr. Ricardo resume a experiencia: "A LexSuite nao mudou so a ferramenta. Mudou o jeito de pensar a rotina do escritorio."